Ultima versione del 23 luglio 2026

“PRIVACY & COOKIES POLICY” DEL SITO WEB APP.CONDOMINIODOC.AI

Informativa fornita da CondominioDoc S.r.l. ai sensi e per gli effetti di cui agli artt. 13 e 14 del Reg. UE 679/2016 (GDPR)

Questa informativa ha lo scopo preciso di informare l’utente circa il trattamento dei suoi dati personali secondo quanto previsto dal Regolamento UE 679/2016, anche in relazione all’utilizzo, da parte del portale, di sistemi di intelligenza artificiale.

1.1. PREMESSA

In osservanza al Reg. UE 679/2016, con la presente forniamo tutte le dovute informazioni in ordine alle finalità e modalità del trattamento dei dati personali a coloro che consultano le pagine del sito web app.condominiodoc.ai di proprietà della società CondominioDoc S.r.l., in qualità di titolare del trattamento dei dati.

La presente informativa è da considerarsi valida solo per il presente sito web (app.condominiodoc.ai) e non per altri siti web eventualmente consultabili tramite links pubblicati sul presente sito; su tali siti terzi, il titolare del trattamento non è da considerarsi in alcun modo responsabile.

Nel prosieguo della pagina sono descritte le modalità di gestione del sito in riferimento al trattamento dei dati personali degli utenti che lo consultano e che si registrano.

Lo scopo dell’informativa privacy è di fornire la massima trasparenza relativamente alle informazioni che il sito raccoglie e come le usa in ottemperanza degli obblighi derivanti dalla normativa nazionale (D.Lgs. 30 giugno 2003 n. 196, Codice in materia di protezione dei dati personali) e comunitaria (Regolamento Europeo per la protezione dei dati personali n. 679/2016, GDPR) e successive modifiche ed integrazioni. Tenuto conto della natura del portale, la presente informativa tiene altresì conto del Regolamento UE 2024/1689 (Regolamento sull’intelligenza artificiale – c.d. AI Act), nei limiti in cui applicabile.

Si informano gli Utenti che l’hosting del presente sito web è fornito dalla società Vercel Inc.; i dati personali sono conservati tramite il fornitore di database Supabase, Inc., su server ubicati nell’Unione Europea (regione EU West).

Attuando la procedura di iscrizione, gli utenti comunicano volontariamente a CondominioDoc S.r.l., Titolare del trattamento, i propri dati personali.

I dati personali inviati dagli utenti mediante le procedure di registrazione ai servizi del sito saranno trattati nel rispetto dei principi di protezione dei dati personali stabiliti dal Regolamento UE n. 679/2016 e dalle altre norme vigenti in materia.

Il conferimento dei dati è facoltativo. Tuttavia, il mancato conferimento dei dati ritenuti obbligatori (contrassegnati con il segno * o con la dicitura “Richiesto”) impedirà la corretta registrazione al sito, nonché la possibilità di fruire dei servizi riservati agli utenti registrati forniti dal sito web app.condominiodoc.ai, e, in caso di acquisto, l’accettazione da parte di CondominioDoc S.r.l. della proposta d’ordine e l’esecuzione del relativo contratto.

La presente informativa descrive, per ciascuna finalità di trattamento, la specifica base giuridica applicabile ai sensi dell'art. 6 del Reg. UE 679/2016. Laddove il trattamento si fondi sul legittimo interesse del Titolare ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. f), il Titolare ha effettuato una valutazione di bilanciamento tra tale interesse e i diritti e le libertà fondamentali degli interessati, i cui esiti sono disponibili su richiesta

1.2. PRINCIPI DEL TRATTAMENTO DEI DATI

Nel prosieguo sono descritte le modalità di gestione del portale app.condominiodoc.ai in riferimento al trattamento dei dati personali degli utenti che lo consultano. Si tratta di un’informativa resa anche ai sensi del GDPR a coloro che interagiscono con i servizi web direttamente forniti da CondominioDoc S.r.l.

Il trattamento dei dati da parte di CondominioDoc S.r.l. si basa sui seguenti principi:

1) PRINCIPIO DI RESPONSABILITÀ

Il trattamento di dati personali è gestito nel tempo da apposite responsabilità individuate all’interno dell’organizzazione aziendale.

2) PRINCIPIO DI TRASPARENZA

I dati personali sono raccolti e successivamente trattati secondo i principi espressi nelle informative e nella Politica di Privacy adottata ed indicati ed esplicitati nella presente Privacy Policy. Al momento dell’eventuale conferimento dei dati viene fornita all’interessato un’informativa, sintetica ma completa, secondo quanto previsto dal GDPR.

3) PRINCIPIO DI PERTINENZA DELLA RACCOLTA

I dati personali sono trattati in modo lecito e secondo correttezza; sono registrati per scopi determinati, espliciti e legittimi; sono pertinenti e non eccedenti le finalità del trattamento; sono conservati per il tempo necessario agli scopi della raccolta.

4) PRINCIPIO DI FINALITÀ DELL’UTILIZZO

Le finalità del trattamento dei dati personali sono rese note agli interessati al momento della raccolta. Eventuali nuovi trattamenti di dati, se estranei agli scopi dichiarati, sono attivati previa nuova informativa all’interessato ed eventuale richiesta di consenso, quando richiesto dal GDPR.

5) PRINCIPIO DI VERIFICABILITÀ

I dati personali sono esatti ed aggiornati nel tempo. Sono altresì organizzati e conservati in modo che sia data all’interessato la possibilità di conoscere, se lo desidera, quali dati sono stati raccolti e registrati, nonché di controllarne la qualità e richiederne l’eventuale correzione, integrazione, cancellazione per violazione di legge od opposizione al trattamento e di esercitare tutti gli altri diritti previsti dal GDPR presso gli indirizzi indicati nelle Informative presenti nel portale app.condominiodoc.ai.

6) PRINCIPIO DI SICUREZZA

I dati personali sono protetti da misure di sicurezza tecniche, informatiche, organizzative, logistiche e procedurali, contro i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, e di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito. Tali misure sono aggiornate periodicamente in base al progresso tecnico, alla natura dei dati e alle specifiche caratteristiche del trattamento, controllate costantemente e verificate nel tempo.

2.1. TIPI DI DATI TRATTATI

Dati di navigazione

Relativamente ai soli aspetti di natura tecnica e protocolli, desideriamo informare che:

• I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento di questo sito web possono acquisire, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet.
• Si tratta di informazioni che non sono raccolte per essere associate a interessati identificati, ma che per loro stessa natura potrebbero, attraverso elaborazioni ed associazioni con dati detenuti da terzi, permettere di identificare gli Utenti.
• In questa categoria di dati rientrano gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli Utenti che si connettono al sito, gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste, l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore, ecc.) ed altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’Utente.
• Questi dati possono essere utilizzati per l’accertamento di eventuali responsabilità, in caso di ipotetici reati informatici ai danni del sito.

Cookies

I cookie sono piccoli file di testo che vengono inviati dal sito web visitato sul dispositivo dell’Utente (solitamente al browser), dove vengono memorizzati in modo da poter riconoscere tale dispositivo alla successiva visita. Ad ogni visita successiva, infatti, i cookie sono reinviati al sito dal dispositivo dell’Utente.

Ciascun cookie contiene generalmente: il nome del server da cui il cookie è stato inviato, la scadenza ed un valore, solitamente un numero unico generato a caso dal computer. Il server del sito web che trasferisce il cookie utilizza questo numero per riconoscere l’Utente quando torna a visitare un sito o naviga da una pagina all’altra.

I cookie possono essere installati non solo dallo stesso gestore del sito visitato dall’utente (cookie di prima parte), ma anche da un sito diverso che installa cookie per il tramite del primo sito (cookie di terze parti) ed è in grado di riconoscerli. Questo accade perché sul sito visitato possono essere presenti elementi (immagini, mappe, suoni, link a pagine web di altri domini, etc.) che risiedono su server diversi da quello del sito visitato.

In generale, i cookie vengono classificati in diverse tipologie in base a:

A. Durata:

• cookie di sessione (temporaneo) automaticamente cancellato alla chiusura del browser;
• cookie persistente attivo fino alla sua data di scadenza o alla sua cancellazione da parte dell’utente.

B. Provenienza:

• cookie di prima-parte inviato al browser direttamente dal sito che si sta visitando;
• cookie di terza-parte inviato al browser da altri siti e non dal sito che si sta visitando.

C. Finalità:

cookie tecnico

Cookie di navigazione/indispensabile/di performance/di processo o di sicurezza: contribuisce al funzionamento del sito, ad esempio dà la possibilità di navigare tra le pagine o accedere ad aree protette. Se viene bloccato, il sito non può funzionare correttamente.

Cookie di funzionalità/preferenze/localizzazione/di stato della sessione: permette di memorizzare informazioni che modificano il comportamento o l’aspetto del sito (lingua preferita, dimensioni di testi e caratteri, area geografica in cui ci si trova). Se viene bloccato, l’esperienza è meno funzionale ma non compromessa.

Cookie statistico/analytic a) di prima-parte oppure b) di terza-parte con mascheratura IP, senza incrocio dati (assimilabile al cookie tecnico per finalità): serve a raccogliere informazioni e generare statistiche di utilizzo del sito web per comprendere come i visitatori interagiscono.

cookie non tecnico

Cookie statistico/analytic di terza-parte senza mascheratura IP, con incrocio dati: serve a raccogliere informazioni, generare statistiche di utilizzo, con possibile identificazione e tracciamento dell’utente del sito web, al fine di comprendere come i visitatori interagiscono.

Cookie di profilazione/pubblicitario/advertising/di tracciamento o delle conversioni: per la selezione della pubblicità in base a ciò che è pertinente per un utente (annunci personalizzati). I cookie di profilazione sono volti a creare profili relativi all’utente e vengono utilizzati al fine di inviare messaggi pubblicitari in linea con le preferenze manifestate dallo stesso nell’ambito della navigazione in rete.

CondominioDoc S.r.l. ha dato attuazione agli obblighi previsti dal Provvedimento dell’Autorità Garante per la Protezione dei dati personali “Individuazione delle modalità semplificate per l’informativa e l’acquisizione del consenso per l’uso dei cookie – 8 maggio 2014” (pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 126 del 3 giugno 2014), nonché dalle “Linee guida cookie e altri strumenti di tracciamento – 10 giugno 2021” e dai successivi interventi dell’Autorità Garante in tema di “cookies”.

Di seguito riportiamo tutte le informazioni sui cookie installati attraverso questo sito, e le indicazioni necessarie su come gestire le preferenze degli Utenti riguardo ad essi.

CondominioDoc S.r.l. desidera informare gli Utenti che il proprio sito (app.condominiodoc.ai) può utilizzare le seguenti tipologie di cookies:

Cookie Tecnici:

• Cookie di sessione gestiti dal provider di autenticazione Supabase, necessari per mantenere attiva la sessione dell'utente autenticato – durata: legata alla sessione di accesso;
• Cookie tecnici di preferenza, utilizzati per memorizzare le impostazioni dell'interfaccia utente – durata: la sola sessione.

Cookie di Analytics o terze parti / traccianti:

Il sito app.condominiodoc.ai di CondominioDoc S.r.l. NON utilizza Google Analytics.

Il sito app.condominiodoc.ai di CondominioDoc S.r.l. ha un’impostazione predefinita per impedire il transito di dati fuori dall’UE.

Profilazione:

Non vengono inseriti ed utilizzati cookies al fine di realizzare un processo decisionale automatizzato (c.d. profilazione).

Widget:

Non sono presenti widget di terze parti sul sito web, fatta eccezione per i componenti tecnici necessari al funzionamento del consulente virtuale e dei servizi di intelligenza artificiale descritti al successivo paragrafo 2.4.

Per qualsiasi ulteriore esigenza di approfondimento sul tema dei c.d. “cookies”, si consiglia di consultare il seguente link: http://www.garanteprivacy.it/cookie

Inoltre, per conoscere come limitare, bloccare e/o rimuovere i cookie impostati sul proprio dispositivo, si consiglia di visitare il seguente link: http://www.aboutcookies.org

Come accennato in precedenza, l’Utente può gestire le proprie preferenze sui cookie anche attraverso il proprio browser. Per conoscere il tipo e la versione di browser che si sta utilizzando, si consiglia di cliccare su “Aiuto” nella finestra del browser in alto, da cui si potrà accedere a tutte le informazioni necessarie. Se invece si conosce il tipo e la versione del proprio browser, basta cliccare sul link corrispondente al browser che si sta utilizzando per accedere alla pagina di gestione dei cookie.

• Microsoft Internet Explorer: http://windows.microsoft.com/en-us/windows-vista/block-or-allow-cookies
• Google Chrome: https://support.google.com/accounts/answer/61416?hl=it
• Mozilla Firefox: http://support.mozilla.org/en-US/kb/Enabling%20and%20disabling%20cookies
• Safari: http://www.apple.com/legal/privacy/

Infine, per maggiori informazioni su come gestire i cookies, si consiglia di visitare le seguenti pagine web: http://www.youronlinechoices.eu, http://www.allaboutcookies.org, https://tools.google.com/dlpage/gaoptout, http://aboutads.info/choices, http://www.networkadvertising.org/choices.

Dati forniti volontariamente dall’Utente

A seguito della richiesta di registrazione al sito necessaria alla sua consultazione possono essere trattati dati relativi a persone identificate o identificabili. In particolare, si specifica che tale trattamento può avvenire in relazione ai dati personali forniti liberamente dagli Utenti che inviano al titolare del trattamento proprie informazioni attraverso i recapiti presenti sul sito web (app.condominiodoc.ai), quali, ad esempio, i recapiti e-mail aziendali, e/o compilando specifici moduli di raccolta informazioni presenti sul sito ai fini dell’iscrizione al sito e/o per la sottoscrizione di abbonamenti. Infatti, l’invio facoltativo, esplicito e volontario di posta elettronica agli indirizzi indicati su questo sito comporta la successiva acquisizione dell’indirizzo del mittente, necessario per la finalità di rispondere alle richieste, nonché degli eventuali altri dati personali inseriti nella missiva. Specifiche informative dettagliate sul trattamento dei dati, rese ai sensi dell’art. 13 del Reg. UE 679/2016, sono riportate, di volta in volta, nelle pagine in cui sono presenti moduli per la raccolta dei dati del visitatore. Tali informative sono dirette a definire limiti, finalità e modalità del trattamento di ciascun modulo di raccolta dati e ciascun visitatore potrà esprimere liberamente il proprio consenso ed autorizzare la raccolta dei dati ed il successivo utilizzo.

Si evidenzia che il portale app.condominiodoc.ai, per le sue caratteristiche, consente all’Utente di inserire liberamente, all’interno dei campi di interrogazione del consulente virtuale e dei moduli di generazione documentale, testi, quesiti e contenuti potenzialmente riferibili a soggetti terzi. Si invita pertanto l’Utente a non inserire dati personali non necessari e, in ogni caso, a non inserire “categorie particolari di dati personali” e/o “dati personali relativi a condanne penali e reati”, come definiti dagli artt. 9 e 10 del Reg. UE 679/2016, salvo che ciò sia strettamente indispensabile e nel rispetto della normativa applicabile. Si veda al riguardo il successivo paragrafo 2.4.

Si evidenzia che, salvo quanto sopra precisato, in nessuna sezione del sito, né per l’accesso ad alcuna funzionalità del sito, viene richiesto il conferimento di “categorie particolari di dati personali” e/o di “dati personali relativi a condanne penali e reati”, come definiti dagli artt. 9 e 10 del Reg. UE 679/2016.

In generale, per quanto riguarda i dati forniti volontariamente dall’Utente, desideriamo informare gli Utenti che il Reg. UE 679/2016 e il D.Lgs. 196/2003, in quanto compatibile, prevedono la tutela delle persone fisiche rispetto al trattamento dei dati personali. Secondo tale normativa, tale trattamento sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza, tutelando la Sua riservatezza e i Suoi diritti.

Ai sensi dei citati artt. 13 e 14 Reg. UE 679/2016 e del D.Lgs. 196/2003, in quanto compatibile, Le forniamo quindi le seguenti informazioni:

a) il trattamento che il Titolare potrà svolgere sarà effettuato tramite processo automatizzato e/o raccolta di documentazione cartacea;

b) l’Utente è libero di fornire proprie informazioni inviandole al titolare del trattamento attraverso i recapiti presenti sul sito web app.condominiodoc.ai e/o compilando specifici moduli di raccolta informazioni presenti sul sito; in quest’ultimo caso, il mancato conferimento di alcuni dati potrebbe, a seconda dei casi, comportare l’impossibilità di dare corso alle attività richieste dall’Utente (ad esempio, vedi “campi obbligatori” contrassegnati da «*» all’interno dei moduli di raccolta informazioni);

c) i dati personali dell’Utente saranno trattati da soggetti appositamente nominati dal titolare del trattamento dei dati in qualità di responsabili del trattamento dei dati e/o da chiunque agisca sotto la sua autorità e che abbia accesso a dati personali; tali soggetti tratteranno i Suoi dati solo qualora necessario in relazione alle finalità del conferimento e solo nell’ambito dello svolgimento dei compiti loro assegnati dal titolare del trattamento dei dati, impegnandosi a trattare esclusivamente i dati necessari allo svolgimento di tali compiti e a compiere le sole operazioni necessarie allo svolgimento degli stessi.

Inoltre, i dati personali potrebbero essere comunicati ad eventuali soggetti terzi solo qualora ciò risulti strettamente necessario per fornire specifici servizi o informazioni richieste dall’Utente – ivi compresi i fornitori dei servizi di intelligenza artificiale di cui al paragrafo 2.4 – e/o per ottemperare a norme di legge e/o di carattere fiscale e/o contabile anche ai fini dell’emissione delle fatture per l’erogazione dei servizi.

Infine, si evidenzia che il titolare del trattamento potrà avvalersi di tecnici informatici interni o esterni per occasionali operazioni di manutenzione, aggiornamento o assistenza, in caso di malfunzionamento, del sito web. Nessun dato derivante dal servizio web verrà, comunque, comunicato o diffuso all’esterno dell’azienda, fatti salvi i trasferimenti necessari all’erogazione dei servizi di intelligenza artificiale di cui al paragrafo 2.4.

Le comunicazioni di dati precedentemente descritte sono strettamente connesse alla normale operatività aziendale nell’ambito della gestione del rapporto e risultano strettamente necessarie per le finalità per le quali i dati sono stati conferiti;

c1) Di regola, il Titolare non trasferisce i dati personali verso paesi terzi o organizzazioni internazionali al di fuori dello Spazio Economico Europeo. I server che ospitano il presente sito web e conservano i dati degli utenti sono localizzati all'interno dell'Unione Europea (Supabase, Inc., regione EU West).

Qualora, per l'erogazione dei servizi di intelligenza artificiale descritti al paragrafo 2.4, si rendesse necessario un trasferimento di dati verso paesi terzi, tale trasferimento avrà luogo esclusivamente nel rispetto delle condizioni di cui agli artt. 44 e seguenti del Reg. UE 679/2016 e, in particolare:

• in presenza di una decisione di adeguatezza della Commissione Europea ai sensi dell'art. 45 del Reg. UE 679/2016;

oppure

• in assenza di tale decisione, mediante il ricorso a garanzie adeguate ai sensi dell'art. 46 del Reg. UE 679/2016, quali le clausole contrattuali tipo adottate dalla Commissione Europea (Standard Contractual Clauses – SCC) e, ove necessario, misure supplementari di protezione.

Il Titolare informa che i fornitori dei servizi di intelligenza artificiale di cui si avvale possono essere stabiliti in paesi terzi rispetto all'Unione Europea. L'elenco dei paesi di destinazione e delle garanzie adottate per ciascun fornitore è disponibile su richiesta inviata ai recapiti del Titolare indicati al paragrafo 2.3. L'interessato ha il diritto di ottenere copia delle garanzie adottate ai sensi dell'art. 46 del Reg. UE 679/2016

c2) in ottemperanza del Provvedimento “Misure e accorgimenti prescritti ai titolari dei trattamenti effettuati con strumenti elettronici relativamente alle attribuzioni delle funzioni di amministratore di sistema – 27 novembre 2008” (G.U. n. 300 del 24 dicembre 2008) e relative integrazioni e modificazioni, il titolare del trattamento dei dati ha nominato specifici “Amministratori di Sistema” che, nell’ambito dello svolgimento delle proprie funzioni, potranno accedere, anche indirettamente, a servizi o sistemi che trattano o che permettono il trattamento di informazioni di carattere personale;

c3) i dati non saranno comunicati ad altri soggetti terzi, se non chiedendoLe, in via preventiva, il Suo espresso consenso. I Suoi dati personali non saranno oggetto di diffusione.

d) I dati personali sono conservati per il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti, secondo i seguenti criteri differenziati per tipologia di trattamento :

Dati dell'account e di registrazione: per tutta la durata del rapporto contrattuale (abbonamento attivo) e, successivamente, per un periodo massimo di 10 (dieci) anni dalla scadenza dell'abbonamento o dalla data di acquisto del prodotto, salvi obblighi di conservazione più lunghi previsti per legge;

Dati fiscali, contabili e di fatturazione: per i termini di legge applicabili agli adempimenti contabili e fiscali (ordinariamente 10 anni ai sensi della normativa tributaria vigente), come meglio precisato al paragrafo 6;

Ticket di assistenza e comunicazioni con il Titolare: per il tempo necessario alla gestione della richiesta e, successivamente, per un periodo massimo di 5 (cinque) anni dalla chiusura della richiesta stessa, salvo necessità di difesa in sede giudiziaria;

Prompt, documenti caricati e output generati tramite i sistemi di intelligenza artificiale: per il tempo necessario all'erogazione del servizio e alla gestione del rapporto contrattuale, e comunque per un periodo non superiore a 12 (dodici) mesi dalla data di generazione, salvo che l'Utente richieda la cancellazione anticipata ai sensi del paragrafo 5.3. I dati sono trattati esclusivamente nella misura e per il tempo indispensabili e non sono utilizzati per finalità di addestramento dei modelli, salvo quanto indicato al paragrafo 2.4, lett. f);

Dati di navigazione: per il tempo necessario alla gestione della sessione e, per le finalità di sicurezza, per un massimo di 12 (dodici) mesi dalla raccolta.

Decorsi i predetti termini, i dati verranno cancellati o resi definitivamente anonimi, in modo da non consentire più l'identificazione dell'interessato

e) i dati personali conferiti non saranno trattati al fine di realizzare un processo decisionale automatizzato (c.d. profilazione) ai sensi dell’art. 22 del Reg. UE 679/2016. L’utilizzo di sistemi di intelligenza artificiale per la generazione di documenti e per le risposte del consulente virtuale, descritto al paragrafo 2.4, non produce effetti giuridici né incide in modo analogamente significativo sull’interessato, restando ferma la centralità della valutazione e della decisione dell’Utente professionista;

f) nell’ipotesi in cui i dati personali conferiti debbano essere trattati per finalità diverse ed ulteriori rispetto a quelle sopra indicate, il Titolare Le fornirà informazioni in merito a tale diversa finalità ed ogni ulteriore informazione pertinente.

Il Titolare, tenendo conto dello stato dell’arte e dei costi di attuazione nonché della natura, dell’ambito di applicazione, del contesto e delle finalità del trattamento sia al momento di determinare i mezzi del trattamento sia all’atto del trattamento stesso (c.d. analisi dei rischi – accountability), ha messo in atto misure tecniche ed organizzative adeguate, volte ad attuare in modo efficace i principi di protezione dei dati e a integrare nel trattamento le necessarie garanzie al fine di soddisfare i requisiti del Reg. UE 679/2016 e tutelare i diritti dell’interessato.

Il trattamento dei dati avverrà mediante modalità e strumenti idonei a garantirne la sicurezza (artt. 24, 25 e 32 Reg. UE 679/2016) e sarà effettuato attraverso processo automatizzato ed attraverso mezzi non automatizzati (archivi cartacei), a cui saranno applicate tutte le misure tecniche ed organizzative atte a garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, così da assicurare su base permanente la riservatezza, integrità, disponibilità e resilienza dei sistemi e dei servizi di trattamento (a titolo esemplificativo ma non esaustivo: controlli sia sull’assegnazione degli incarichi ai soggetti preposti al trattamento dei dati che sulla classificazione dei dati stessi; procedure, se sostenibili, di pseudonimizzazione e cifratura, meccanismi di disaster recovery, ecc.).

Il trattamento dei dati personali degli Utenti si fonda sulle seguenti basi giuridiche, diversificate per finalità:

• Registrazione e accesso ai servizi del portale (inclusi i servizi di intelligenza artificiale): esecuzione del contratto o misure precontrattuali richieste dall'interessato, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. b), Reg. UE 679/2016;
• Comunicazioni commerciali e newsletter: consenso dell'interessato, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. a), Reg. UE 679/2016, liberamente revocabile in qualsiasi momento senza pregiudizio per la liceità del trattamento svolto anteriormente alla revoca;
• Adempimenti amministrativi, contabili e fiscali: obbligo legale, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. c), Reg. UE 679/2016;
• Sicurezza e miglioramento del servizio: legittimo interesse del Titolare, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. f), Reg. UE 679/2016, previa valutazione di bilanciamento, nei limiti compatibili con i diritti e le libertà degli interessati;
• Dati di navigazione: legittimo interesse del Titolare ai fini della sicurezza del sistema e dell'accertamento di

2.2. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO DEI DATI

Nel caso in cui gli utenti abbiano espresso il consenso al momento dell’attivazione del servizio, o lo esprimano successivamente, e fino alla revoca dello stesso, i dati personali raccolti con la presente registrazione sono trattati al fine di consentire l’accesso ai servizi forniti dal portale e riservati agli utenti registrati.

A parte quanto specificato per i dati di navigazione, l’utente è libero di conferire o meno i dati personali richiesti nelle forms di registrazione ai servizi. Su tali forms peraltro alcuni dati possono essere contrassegnati come obbligatori; si deve intendere che tali dati sono necessari per l’erogazione del servizio richiesto. Qualora non vengano conferiti questi dati il servizio richiesto non potrà essere erogato.

Nel caso in cui l’utente abbia espresso il consenso al momento dell’attivazione del servizio, o lo esprima successivamente e fino alla revoca dello stesso, i suoi dati personali potranno essere trattati da CondominioDoc S.r.l. per:

• consentire l’accesso ai servizi forniti dal portale app.condominiodoc.ai e riservati agli utenti registrati e/o abbonati, inclusi i servizi di generazione documentale e di consulenza virtuale basati su intelligenza artificiale;
• inviare, nel caso in cui gli utenti abbiano espresso il consenso al momento dell’attivazione del servizio, o lo esprimano successivamente, e fino alla revoca dello stesso, comunicazioni di carattere commerciale su prodotti e servizi propri;
• inviare, nel caso in cui gli utenti abbiano espresso il consenso al momento dell’attivazione del servizio, o lo esprimano successivamente, e fino alla revoca dello stesso, newsletter periodiche relative agli aggiornamenti sui contenuti del portale o su offerte di abbonamenti e/o prodotti di CondominioDoc S.r.l.

CondominioDoc S.r.l. utilizzerà, inoltre, i dati personali per finalità amministrative e contabili e per l’esecuzione degli obblighi contrattuali nei confronti degli utenti che facciano parte della propria clientela.

Specifiche misure di sicurezza sono osservate da CondominioDoc S.r.l. per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti e accessi non autorizzati.

2.3. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il titolare del trattamento è: CondominioDoc S.r.l. – P.I. e C.F. 10928220960 – Sede legale: 20831 Seregno (MB), Via Umberto I°, n. 88 – Indirizzo PEC: condominiodoc@legalmail.it – e-mail: info@condominio-doc.it.

Ai sensi dell’art. 28 del Reg. UE 679/2016, il Titolare del trattamento potrà avvalersi di soggetti terzi che trattano dati per suo conto e da questi formalmente nominati in qualità di responsabili del trattamento dei dati, ivi compresi i fornitori dei servizi di intelligenza artificiale di cui al paragrafo 2.4.

Ai sensi dell’art. 29 del Reg. UE 679/2016, il Titolare del trattamento potrà avvalersi di chiunque agisca sotto la sua autorità e/o del nominato responsabile; tali soggetti saranno debitamente istruiti.

Il Titolare del trattamento informa, inoltre, che:

a) l’interessato ha il diritto di chiedere al Titolare l’accesso ai propri dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento oltre al diritto alla portabilità dei dati (artt. 15, 16, 17, 18 e 20 Reg. UE 679/2016); con l’esercizio del diritto di accesso, l’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano, mentre l’esercizio del diritto alla portabilità consente all’interessato di ottenere dal titolare del trattamento i dati personali in un formato strutturato, d’uso comune e leggibile ovvero il trasferimento di detti dati dall’originario titolare del trattamento ad un altro (cfr. WP 242 del 13.12.2016);

b) l’interessato ha il diritto, nel caso in cui il trattamento sia basato sull’articolo 6, paragrafo 1, lettera a) oppure sull’articolo 9, paragrafo 2, lettera a), di revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca;

c) l’interessato ha il diritto di proporre reclamo ad un’autorità di controllo;

d) l’interessato ha il diritto di venire a conoscenza, da parte del Titolare, che deve provvedere in tal senso senza giustificato ritardo, di una violazione dei dati personali suscettibile di presentare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone fisiche (art. 34 Reg. UE 679/2016).

Il testo integrale degli articoli del Reg. UE 679/2016 relativi ai Suoi diritti (articoli da 15 a 23 compreso) sono consultabili in qualsiasi momento al seguente link presente sul sito web dell’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali: https://www.garanteprivacy.it o, in alternativa, Le saranno forniti dal Titolare a Sua semplice richiesta, inviando una comunicazione ai recapiti precedentemente indicati.

2.4. UTILIZZO DI SISTEMI DI INTELLIGENZA ARTIFICIALE

Il portale app.condominiodoc.ai mette a disposizione degli Utenti funzionalità basate su sistemi di intelligenza artificiale (di seguito “IA”), in particolare modelli linguistici di grandi dimensioni (Large Language Models), impiegati per due distinte finalità:

• la generazione, l’elaborazione e la revisione di documenti (ad esempio bozze di verbali, regolamenti, comunicazioni, lettere, atti e altri materiali in ambito condominiale), a partire dalle istruzioni e dai contenuti inseriti dall’Utente;
• la fornitura di risposte, informazioni e orientamenti da parte di un “consulente virtuale”, in relazione ai quesiti formulati dall’Utente in materia condominiale e nelle materie correlate.

a) Modalità di funzionamento e dati trattati

Per erogare tali servizi, i contenuti inseriti dall’Utente nei campi di richiesta (c.d. “prompt”), nei moduli di generazione documentale e nelle interrogazioni al consulente virtuale – unitamente agli eventuali documenti caricati – vengono elaborati dai sistemi di IA al fine di produrre l’output richiesto. Tali contenuti possono contenere dati personali laddove l’Utente scelga liberamente di inserirli.

Si raccomanda all’Utente di limitare l’inserimento di dati personali a quanto strettamente necessario e di evitare l’inserimento di “categorie particolari di dati personali” (art. 9 Reg. UE 679/2016) e di “dati relativi a condanne penali e reati” (art. 10 Reg. UE 679/2016), nonché di dati di soggetti terzi, salvo che ciò sia indispensabile e l’Utente sia legittimato a trattarli. L’Utente è responsabile della liceità dei dati che inserisce e, ove tratti dati di terzi tramite il portale, agisce in qualità di autonomo titolare o responsabile del relativo trattamento.

b) Base giuridica

Il trattamento dei dati per l’erogazione dei servizi di IA si fonda sull’esecuzione del contratto e/o sulle misure precontrattuali richieste dall’interessato (art. 6, par. 1, lett. b, Reg. UE 679/2016), nonché, ove ricorrano i presupposti, sul consenso dell’Utente (art. 6, par. 1, lett. a) e sul legittimo interesse del Titolare al miglioramento e alla sicurezza dei servizi (art. 6, par. 1, lett. f), nei limiti compatibili con i diritti dell’interessato.

c) Fornitori dei servizi di IA e responsabili del trattamento

Per l'erogazione delle funzionalità di intelligenza artificiale, il Titolare si avvale di fornitori terzi specializzati nel settore delle tecnologie AI, quali in particolare fornitori di modelli linguistici di grandi dimensioni (Large Language Models) e di infrastrutture cloud per l'elaborazione dei dati. Tali fornitori sono nominati responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 del Reg. UE 679/2016, con la stipula di specifici accordi contrattuali che li obbligano a:

• trattare i dati personali esclusivamente per conto e secondo le istruzioni scritte del Titolare;
• adottare misure tecniche e organizzative adeguate a garantire la sicurezza del trattamento;
• non ricorrere ad ulteriori sub-responsabili senza previa autorizzazione scritta del Titolare;
• cancellare o restituire al Titolare tutti i dati personali al termine della prestazione, secondo quanto concordato contrattualmente.

L'elenco aggiornato dei fornitori dei servizi di intelligenza artificiale nominati responsabili del trattamento, con l'indicazione della funzione svolta, della sede e, ove applicabile, del paese di stabilimento, è disponibile su richiesta inviata ai recapiti del Titolare indicati al paragrafo 2.3.

Qualora il trattamento da parte di tali fornitori comporti un trasferimento di dati verso paesi terzi rispetto all'Unione Europea, lo stesso avverrà esclusivamente in presenza delle garanzie previste dagli artt. 44 e seguenti del Reg. UE 679/2016, e segnatamente:

• in presenza di una decisione di adeguatezza della Commissione Europea (art. 45 Reg. UE 679/2016); oppure
• mediante clausole contrattuali tipo (Standard Contractual Clauses – SCC) adottate dalla Commissione Europea ai sensi dell'art. 46, par. 2, lett. c), Reg. UE 679/2016, eventualmente integrate da misure supplementari di protezione ove richieste dalla valutazione del livello di protezione garantito nel paese di destinazione.

La documentazione relativa alle garanzie adottate per i trasferimenti verso paesi terzi è disponibile su richiesta inviata ai recapiti del Titolare

d) Assenza di processi decisionali automatizzati e ruolo dell’Utente

I sistemi di IA del portale costituiscono uno strumento di supporto all’attività professionale dell’Utente. Gli output generati – sia i documenti sia le risposte del consulente virtuale – non integrano un processo decisionale automatizzato produttivo di effetti giuridici o analogamente significativi sull’interessato ai sensi dell’art. 22 del Reg. UE 679/2016. Ogni valutazione, verifica e decisione finale resta rimessa all’Utente, che mantiene il pieno controllo e la responsabilità sull’utilizzo dei contenuti prodotti.

e) Limiti, accuratezza e natura non consulenziale degli output

Gli output generati dai sistemi di IA hanno carattere meramente informativo e di supporto e non costituiscono consulenza legale, fiscale o professionale personalizzata, né sostituiscono il parere di un professionista qualificato. Per loro natura, i sistemi di IA possono produrre risultati incompleti, non aggiornati o inesatti (c.d. “allucinazioni”). L’Utente è pertanto tenuto a verificare sempre l’esattezza, l’attualità e la conformità alla normativa vigente (in particolare al Codice Civile, alla L. 220/2012 e alle norme tecniche correlate) dei contenuti generati, prima di ogni loro utilizzo. Il Titolare non risponde delle decisioni assunte dall’Utente sulla base degli output prodotti dai sistemi di IA.

f) Utilizzo dei dati per l’addestramento dei modelli

I contenuti inseriti dall'Utente (prompt, documenti caricati, output generati) non sono utilizzati per l'addestramento (fine-tuning o training) dei modelli di intelligenza artificiale di proprietà del Titolare o di fornitori terzi, salvo che l'Utente abbia prestato a ciò specifico e distinto consenso, manifestato con atto separato dalla presente informativa e revocabile in qualsiasi momento.

Il Titolare ha contrattualmente vincolato i propri fornitori di servizi di IA a non utilizzare i dati degli Utenti per il training dei propri modelli, in assenza di consenso esplicito.

I fornitori di servizi IA possono tuttavia conservare temporaneamente i contenuti trasmessi per il tempo tecnico necessario all'elaborazione della richiesta (tipicamente pochi secondi/minuti) e per le finalità di sicurezza e prevenzione degli abusi, nel rispetto delle rispettive policy e dei contratti stipulati ai sensi dell'art. 28 Reg. UE 679/2016. L'Utente è invitato a consultare, su richiesta al Titolare, le informazioni relative ai termini di retention tecnica applicati dai singoli fornitori.

Eventuali attività di analisi statistica o di miglioramento del servizio svolte dal Titolare sono condotte esclusivamente su dati aggregati e/o irreversibilmente anonimizzati, in modo tale da non consentire in nessun caso la re-identificazione dell'interessato, nel rispetto del principio di minimizzazione dei dati

g) Conservazione

I contenuti inseriti e gli output generati tramite i sistemi di IA sono conservati per il tempo necessario all’erogazione del servizio e alla gestione del rapporto contrattuale, nei termini e nei limiti indicati al paragrafo 2.1, lett. d). L’Utente può richiedere la cancellazione delle proprie interazioni e dei documenti generati nei limiti e secondo le modalità di cui ai successivi paragrafi 5 e seguenti.

h) Quadro normativo di riferimento

Il trattamento dei dati mediante sistemi di IA è effettuato nel rispetto del Reg. UE 679/2016 (GDPR) e, nei limiti in cui applicabile, del Regolamento UE 2024/1689 (Regolamento sull'intelligenza artificiale – AI Act), nonché dei provvedimenti e delle indicazioni dell'Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali in materia di intelligenza artificiale.

In conformità all'art. 50 del Regolamento UE 2024/1689, il Titolare informa gli Utenti che:

il portale app.condominiodoc.ai integra sistemi di intelligenza artificiale destinati a interagire direttamente con l'Utente (in particolare, il "consulente virtuale") e a generare contenuti testuali sintetici (documenti, risposte, orientamenti). L'Utente è pertanto consapevole, attraverso la presente informativa e attraverso le indicazioni presenti nell'interfaccia del portale, di interagire con un sistema di IA e non con un professionista umano;

gli output testuali generati dai sistemi di IA sono identificabili come contenuti generati artificialmente. Il Titolare adotta le misure tecniche disponibili affinché tali contenuti siano riconoscibili come prodotti da un sistema di IA, in linea con quanto previsto dall'art. 50, par. 2, del Regolamento UE 2024/1689;

i sistemi di IA impiegati non rientrano tra i sistemi ad "alto rischio" ai sensi dell'Allegato III del Regolamento UE 2024/1689, in quanto non producono effetti giuridici o significativi sugli interessati e la valutazione finale resta in capo all'Utente professionista.

3. MODIFICHE AL DOCUMENTO “PRIVACY & COOKIES POLICY”

Il titolare del trattamento dei dati si riserva il diritto di apportare modifiche alla presente Privacy & Cookies Policy, in qualunque momento, dandone pubblicità agli Utenti su questa pagina. Preghiamo, dunque, gli Utenti di consultare frequentemente questa pagina, prendendo come riferimento la data di ultima modifica indicata in fondo.

A fronte di eventuali aggiornamenti o modifiche di tale documento, gli Utenti saranno posti nella condizione di comprendere e valutare i cambiamenti apportati, mediante raffronto tra le diverse versioni dell’informativa eventualmente susseguitesi nel tempo, in quanto le versioni precedenti del documento resteranno comunque consultabili dagli Utenti sul sito web.

Nel caso di mancata accettazione delle modifiche apportate alla presente informativa privacy, l’Utente è tenuto a cessare l’utilizzo di questo sito web e a richiedere al titolare del trattamento di cancellare i propri dati personali inviando una specifica comunicazione al titolare del trattamento dei dati, ai recapiti precedentemente indicati.

Salvo quanto diversamente specificato, la presente Privacy & Cookies Policy continuerà ad applicarsi ai dati personali sino a quel momento raccolti.

4. LUOGO DEL TRATTAMENTO

I dati personali sono trattati presso le sedi operative del Titolare, indicate al paragrafo 2.3, nonché presso i siti dei responsabili del trattamento nominati ai sensi dell'art. 28 del Reg. UE 679/2016. I server che ospitano il sito web e conservano i dati degli utenti sono localizzati all'interno dell'Unione Europea (Supabase, Inc., regione EU West).

Per quanto concerne i fornitori dei servizi di intelligenza artificiale di cui al paragrafo 2.4, il trattamento può avvenire anche presso strutture informatiche localizzate in paesi terzi rispetto all'Unione Europea. In tal caso, il trasferimento è effettuato esclusivamente nel rispetto delle garanzie previste dal Capo V del Reg. UE 679/2016, come descritto ai paragrafi 2.1, lett. c1) e 2.4, lett. c).

L'elenco aggiornato dei luoghi di trattamento e dei paesi di destinazione dei dati, unitamente alle garanzie adottate, è disponibile su richiesta inviata ai recapiti del Titolare indicati al paragrafo 2.3.

5. DIRITTI DELL’UTENTE PER IL TRATTAMENTO DEI DATI

Informiamo, altresì, di tutti i diritti dei quali gode l’interessato ai sensi del Regolamento UE 2016/679.

5.1 DIRITTO DI ACCESSO DELL’INTERESSATO

1. L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso di ottenere l’accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni:

• le finalità del trattamento;
• le categorie di dati personali in questione;
• i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali;
• quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;
• l’esistenza del diritto dell’interessato di chiedere al titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento;
• il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo;
• qualora i dati non siano raccolti presso l’interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine;
• l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l’interessato.

2. Qualora i dati personali siano trasferiti a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale, l’interessato ha il diritto di essere informato dell’esistenza di garanzie adeguate ai sensi dell’articolo 46 relative al trasferimento.

3. Il titolare del trattamento fornisce una copia dei dati personali oggetto di trattamento. In caso di ulteriori copie richieste dall’interessato, il titolare del trattamento può addebitare un contributo spese ragionevole basato sui costi amministrativi. Se l’interessato presenta la richiesta mediante mezzi elettronici, e salvo indicazione diversa dell’interessato, le informazioni sono fornite in un formato elettronico di uso comune.

4. Il diritto di ottenere una copia di cui al paragrafo 3 non deve ledere i diritti e le libertà altrui.

5.2 DIRITTO DI RETTIFICA

L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo. Tenuto conto delle finalità del trattamento, l’interessato ha il diritto di ottenere l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa.

5.3 DIRITTO ALLA CANCELLAZIONE («DIRITTO ALL’OBLIO»)

1. L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo e il titolare del trattamento ha l’obbligo di cancellare senza ingiustificato ritardo i dati personali, se sussiste uno dei motivi seguenti:

• i dati personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati;
• l’interessato revoca il consenso su cui si basa il trattamento conformemente all’articolo 6, paragrafo 1, lettera a), o all’articolo 9, paragrafo 2, lettera a) del Regolamento UE 2016/679, e se non sussiste altro fondamento giuridico per il trattamento;
• l’interessato si oppone al trattamento ai sensi dell’articolo 21, paragrafo 1, del Regolamento UE 2016/679 e non sussiste alcun motivo legittimo prevalente per procedere al trattamento, oppure si oppone al trattamento ai sensi dell’articolo 21, paragrafo 2 del Regolamento UE 2016/679;
• i dati personali sono stati trattati illecitamente;
• i dati personali devono essere cancellati per adempiere un obbligo legale previsto dal diritto dell’Unione o dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento;
• i dati personali sono stati raccolti relativamente all’offerta di servizi della società dell’informazione di cui all’articolo 8, paragrafo 1 del Regolamento UE 2016/679.

2. Il titolare del trattamento, se ha reso pubblici dati personali ed è obbligato, ai sensi del paragrafo 1, a cancellarli, tenendo conto della tecnologia disponibile e dei costi di attuazione adotta le misure ragionevoli, anche tecniche, per informare i titolari del trattamento che stanno trattando i dati personali della richiesta dell’interessato di cancellare qualsiasi link, copia o riproduzione dei suoi dati personali.

5.4 DIRITTO DI LIMITAZIONE DI TRATTAMENTO

L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la limitazione del trattamento quando ricorre una delle seguenti ipotesi:

• l’interessato contesta l’esattezza dei dati personali, per il periodo necessario al titolare del trattamento per verificare l’esattezza di tali dati personali;
• il trattamento è illecito e l’interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l’utilizzo;
• benché il titolare del trattamento non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i dati personali sono necessari all’interessato per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
• l’interessato si è opposto al trattamento ai sensi dell’articolo 21, paragrafo 1, in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del titolare del trattamento rispetto a quelli dell’interessato.

5.5 DIRITTO ALLA PORTABILITÀ DEI DATI

1. L’interessato ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano forniti a un titolare del trattamento e ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte del titolare del trattamento cui li ha forniti qualora:

• il trattamento si basi sul consenso ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera a), o dell’articolo 9, paragrafo 2, lettera a), o su un contratto ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b) del Regolamento UE 2016/679;
• il trattamento sia effettuato con mezzi automatizzati.

2. Nell’esercitare i propri diritti relativamente alla portabilità dei dati a norma del paragrafo 1, l’interessato ha il diritto di ottenere la trasmissione diretta dei dati personali da un titolare del trattamento all’altro, se tecnicamente fattibile.

3. L’esercizio del diritto di cui al paragrafo 1 del presente articolo lascia impregiudicato l’articolo 17 del Regolamento UE 2016/679.

5.6 DIRITTO DI OPPOSIZIONE

1. L’interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettere e) o f) del Regolamento UE 2016/679, compresa la profilazione sulla base di tali disposizioni. Il titolare del trattamento si astiene dal trattare ulteriormente i dati personali salvo che egli dimostri l’esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono sugli interessi, sui diritti e sulle libertà dell’interessato oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

2. Qualora i dati personali siano trattati per finalità di marketing diretto, l’interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali che lo riguardano effettuato per tali finalità, compresa la profilazione nella misura in cui sia connessa a tale marketing diretto.

3. Qualora l’interessato si opponga al trattamento per finalità di marketing diretto, i dati personali non sono più oggetto di trattamento per tali finalità.

5.7 DIRITTO DI PROPORRE RECLAMO A UN’AUTORITÀ DI CONTROLLO

L’interessato che ritenga che il trattamento che lo riguarda violi il presente regolamento ha il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo, segnatamente nello Stato membro in cui risiede abitualmente, lavora oppure del luogo ove si è verificata la presunta violazione.

Se desidera avere maggiori informazioni sul trattamento dei Suoi dati personali, ovvero esercitare i diritti di cui al presente articolo, può inviare una raccomandata A/R o PEC al seguente indirizzo: CondominioDoc S.r.l. – P.I. e C.F. 10928220960 – Sede legale: 20831 Seregno (MB), Via Umberto I°, n. 88 – Indirizzo PEC: condominiodoc@legalmail.it.

Prima di poterLe fornire, o modificare qualsiasi informazione, potrebbe essere necessario verificare la Sua identità e rispondere ad alcune domande.

5.8 REVOCA DEL CONSENSO AL TRATTAMENTO

Le è riconosciuta la facoltà di revocare il consenso al trattamento dei Suoi dati personali, in qualsiasi momento, e senza che ciò possa pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca.

La revoca del consenso potrà essere fatta inviando una raccomandata A/R e PEC al seguente indirizzo: CondominioDoc S.r.l. – P.I. e C.F. 10928220960 – Sede legale: 20831 Seregno (MB), Via Umberto I°, n. 88 – Indirizzo PEC: condominiodoc@legalmail.it.

Detta richiesta dovrà essere corredata da fotocopia del Suo documento di identità, con il seguente testo: «revoca del consenso al trattamento di tutti i miei dati personali». Al termine di questa operazione i Suoi dati personali saranno rimossi dagli archivi nel più breve tempo possibile.

6. TRATTAMENTO DEI DATI PER FINALITÀ AMMINISTRATIVO-CONTABILI E FISCALI

CondominioDoc S.r.l., nel caso di acquisto dell’abbonamento, tratterà i dati degli utenti ai fini dell’esecuzione di obblighi di carattere amministrativo e/o contabile e/o fiscale, connessi alla prestazione dei Servizi del Sito e/o al contratto di acquisto concluso tramite il Sito, quali, a titolo esemplificativo, la tenuta delle scritture contabili e l’emissione della fattura di vendita.

La base giuridica di questo trattamento è l’adempimento di obblighi di legge cui è soggetta CondominioDoc S.r.l.

Il conferimento dei dati per la finalità in oggetto è obbligatorio, perché il loro trattamento è necessario per consentire a CondominioDoc S.r.l. di adempiere a obblighi di legge sulla stessa gravanti. L’eventuale rifiuto di conferire i dati per questa finalità comporterà l’impossibilità per l’utente di usufruire dei Servizi del Sito e, in particolare, di concludere il contratto di acquisto tramite il Sito.

Per questa finalità, CondominioDoc S.r.l. tratterà i dati dell’utente sino alla scadenza dei termini di legge previsti per l’effettuazione di ciascun adempimento amministrativo-contabile e fiscale e/o per i tempi di conservazione previsti dalla legge per la conservazione della documentazione relativa e comunque conservati nei limiti indicati al punto 2 della presente.

7. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO

I dati personali sono trattati con strumenti automatizzati per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti. Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.

8. TRASFERIMENTO DEI DATI RACCOLTI A TERZE PARTI

I dati rilevati dal sito non vengono forniti a terzi, tranne che in casi specifici: legittima richiesta da parte dell’autorità giudiziaria e nei soli casi previsti dalla legge, nonché nei confronti dei responsabili del trattamento nominati dal Titolare, ivi compresi i fornitori dei servizi di intelligenza artificiale di cui al paragrafo 2.4, per le sole finalità di erogazione dei servizi e secondo le istruzioni del Titolare.

I dati personali raccolti tramite il sito possono essere comunicati esclusivamente ai seguenti soggetti e per le seguenti finalità:

a) Responsabili del trattamento nominati dal Titolare ai sensi dell'art. 28 del Reg. UE 679/2016, tra cui, a titolo esemplificativo: il fornitore del servizio di hosting (Vercel Inc.) e di conservazione dati (Supabase, Inc.), i fornitori dei servizi di intelligenza artificiale di cui al paragrafo 2.4, i fornitori di servizi di manutenzione e assistenza tecnica del portale, i consulenti amministrativi, fiscali e legali del Titolare. Tali soggetti trattano i dati esclusivamente secondo le istruzioni del Titolare e nei limiti strettamente necessari all'espletamento delle funzioni loro affidate;

b) Autorità pubbliche e organi giudiziari, nei soli casi previsti dalla legge applicabile e su specifica e legittima richiesta, nella misura strettamente necessaria ad adempiere all'obbligo legale;

c) Tecnici informatici interni o esterni, per occasionali operazioni di manutenzione, aggiornamento o assistenza del portale, vincolati al riserbo sui dati ai quali dovessero accedere incidentalmente nell'esercizio di tali funzioni.

I dati personali non sono ceduti, venduti o diffusi a soggetti terzi per finalità proprie di questi ultimi, né sono oggetto di diffusione indiscriminata. Qualsiasi comunicazione a soggetti diversi da quelli sopra indicati è subordinata al previo consenso esplicito dell'Utente, salvo che la comunicazione sia imposta da un obbligo di legge.

Data di ultima modifica: 23.07.2026